Med anledning av att PUL (Personsuppgiftslagen) ersätts av en ny dataskyddsförordning GDPR (General Data Protection Regulation) vill Fiber Falbygden ek. för. informera medlemmarna om vilka personuppgifter vi lagrar, hur vi hanterar dessa.
Om du som medlem önskar att tas bort ur någon av dessa register kontaktar du föreningen via e-post till info@fiberfalbygden.se eller mobil 070-673 00 27.
Medlemsregister för bokföring och fakturering
Ekonomifunktionen (föreningens kassör alt. utsedd leverantör) för ett register i syfte att fakturera beslutade medlemsavgifter, nätavgifter och avtalade abonnemang. Registret innehåller samtliga persondata som behövs för ändamålet, inkl. medlemsnummer (dock inte personnummer) och lagras normalt hos föreningens leverantör av bokförings-/faktureringssystem. Styrelsens kassör ansvarar för uppdatering. Vid sidan om bokföringsprogrammet förs ett register i syfte att dokumentera varje anslutnings/medlems ursprungliga samt nedskrivna medlemsinsats vilket läggs som bilaga till årsbokslut.
Register för medlemsinformation
Informationsfunktionen (föreningens sekreterare alt. utsedd medhjälpare/leverantör) för ett begränsat medlemsregister på samma plattform som föreningens hemsida i syfte att effektivt kommunicera med medlemmarna via e-mail och sms. Registret som även kan omfatta extra mottagare av information som så önskats, innehåller namn, adress, medlemsnummer, e-mail, mobilnummer, fastighetsbeteckning men inte personnummer. Styrelsens sekreterare ansvarar för registret men lagras hos utsedd leverantör, normalt gemensamt med föreningens hemsida.
Register för abonnemang och driftsstörningar
Informationsfunktionen för ett manuellt register i excelformat över beställda triple-play-abonnemang. Syftet är att sammanställa och delge tjänsteleverantören nödvändiga uppgifter för att medlemmen ska få tillgång till beställda tjänster. Registret innehåller fastighetsuppgifter samt persondata inkl. personnummer. I den fil som arkiveras hos föreningens sekreterare förs även löpande anteckningar om anslutningens historik, t ex ev större driftsstörningar och ägarbyten. Styrelsens sekreterare ansvarar för registret och lagras på dator.
Blanketter och kartor
Som underlag till samtliga ovanstående register har varje medlem fyllt i blanketter såsom medlemsansökan, abonnemangsavtal, i vissa fall markägaravtal och ägarbyten mm. Samtliga dessa blanketter arkiveras fysiskt av styrelsens arkiveringsansvarige. Avtalen kan även komma att scannas och sparas digitalt om behov föreligger, t ex inför ansökan av ledningsrätt. Därutöver finns varje medlemsnummer utmärkt på projekteringskartor hos såväl föreningen som hos entreprenören samt den leverantör som har hand om reparationer och utsättning. För närvarande är detta samma företag. Denna leverantör har dock inte tillgång till ovanstående medlemsregister.